忙しい人にこそ見てほしい「仕事効率化の仕組み」
効率化が重要なのは言うまでもないのに、なぜ業務の効率化が進まないのでしょうか？
先に結論をまとめると、
- 効率化の施策開始時には、一時的な効率低下が伴う。
- しかし、効率化が必要な組織であるほど、その効率性の悪さゆえに一時的な効率低下を許容することができない。
- →無理やりでも余裕を作ることが重要。
順番に説明していきます。
仕事の効率化についての施策を打つと、すぐ効果が表れるのはまれで、しばらくは、むしろ効率は下がります。
例を挙げて説明します。
日常的にPCに触れている人は、タッチタイピングができると思いますが、タッチタイピングを習得したときのことを思い出してみてください。
タッチタイピングを覚える前は、キーボード打つたびに手元のキーを見ていて文字入力に非常に時間がかかっていました。
このままではまずいと思ったあなたは、タッチタイピングを習得することを決意します。
ホームポジションに手を置くことから始め、打ち間違いをひとつひとつ修正してキー感覚を習得していったはずです。
慣れるまでは、むしろタイピングスピードは落ちています。
ただ、継続することによって、最終的にタッチタイピング習得前とは比較にならないスピードで文字を打てるようになります。
これと同じことが他の仕事効率化活動で起きています。
重要な仕事効率化活動には、ほぼ間違いなく一時的な効率悪化が伴います。
例えば、社内で新しいツールを採用する場合にも覚えるまでは効率が下がりますし、
情報共有のために社内Wikiを作るときも、情報をため込むまで効率が下がります。
それでも、継続してやることで、現在かかるコストよりも、将来に受けるメリットのほうが
はるかに大きいから効率化が重要なわけです。
そのため、効率化を進めるにあたって重要なのは、一時的な効率悪化を許容できる余裕があるかどうかになります。
仕事をスケジュールいっぱい詰め込んでいて余裕のない人は、仕事の効率化活動ができるでしょうか？
答えは、「否」ですね。
忙しく、余裕のない人ほど仕事の効率化が必要なのに、
一時的な効率悪化を許容できないがためにいつまでたっても効率化できないという悪循環が発生してしまいます。
重要なのは、無理やりでも余裕を作ることです。
次に、チームで業務改善活動に取り組む場合はどうでしょうか？
個人の仕事効率化よりもっとハードルが高いですよね？
なぜなら、一時的な効率悪化をメンバー全員に強いることになるからですね。
効果を理解できない人からは不満も出ます。
そこで重要になってくるのが、効率化改善活動の推進役が、
「この活動を続けることでこんないい未来が待ってますよ！」というバラ色の未来を描き、それを共有することです。
未来プル型の思考が効率化を前にすすめてくれます。
よかったら「いいね」お願いします！
Text by Takashi Yoshida